Zakupy IT w firmie: 5 powodów, by całe biuro wyposażyć u jednego dostawcy

Sprzęt IT dla firm kupuje się dziś szybciej niż kiedykolwiek. Wystarczy kilka kliknięć w dowolnym sklepie internetowym. Problem zaczyna się wtedy, gdy zakupów jest dużo, są regularne i dotyczą różnych kategorii: od laptopów, przez monitory i akcesoria, po wyposażenie sal spotkań i sieć. Wówczas wygoda pojedynczego zakupu zamienia się w chaos wielu zamówień. Oto pięć powodów, dla których coraz więcej firm wybiera jednego dostawcę dla całego biura.

1. Mniej pracy administracyjnej

Każdy nowy sprzedawca to kolejny kontrahent do zarejestrowania, kolejne konto, kolejne faktury do zaksięgowania i kolejny numer do reklamacji. Przy kilku dostawcach te czynności szybko zajmują więcej czasu niż sam wybór sprzętu.

Jeden dostawca oznacza jedną rejestrację w systemie zakupowym, jedną osobę kontaktową i jedną fakturę VAT na całe zamówienie, nawet jeśli obejmuje ono produkty kilkunastu producentów. Dział księgowości rozlicza jeden dokument, a dział IT nie musi śledzić kilku przesyłek naraz.

2. Jeden standard stanowiska w całej firmie

Gdy sprzęt pochodzi z różnych źródeł, w biurze szybko pojawia się zbieranina modeli, zasilaczy i adapterów. Każdy laptop wymaga innej stacji dokującej, a dział IT musi pamiętać, co do czego pasuje.

Stały dostawca pomaga ustalić i utrzymać jeden standard. Najczęściej są to laptopy dla firm z serii biznesowych, takich jak Lenovo ThinkPad, Dell Pro, HP EliteBook lub MacBook dla zespołów pracujących w macOS, uzupełnione o monitor z USB-C, dobraną stację dokującą i słuchawki. Takie zestawy łatwiej serwisować, a każde kolejne zatrudnienie oznacza po prostu zamówienie tego samego kompletu. Do sprzętu można od razu dodać rozszerzenia gwarancji producenta, np. Lenovo Premier Support, Dell ProSupport lub HP Care Pack.

3. Terminy, które da się zaplanować

Najwięcej nerwów kosztuje sytuacja, w której wszystko jest gotowe oprócz jednego elementu. Nowy pracownik ma laptopa, ale nie ma monitora. Biuro jest urządzone, ale access pointy przyjadą za tydzień.

Dostawca, który realizuje całe zamówienie, podaje dostępność i termin przy każdej pozycji oferty. Jeśli któryś produkt jest niedostępny, od razu proponuje zamiennik. Ma to szczególne znaczenie, gdy planowane jest IT dla nowego biura: stanowiska, sieć Wi-Fi, switche, serwer NAS, drukarki i sale spotkań muszą być gotowe na konkretny dzień przeprowadzki. Jedna oferta pozwala zobaczyć cały harmonogram dostaw w jednym miejscu.

4. Sala konferencyjna, która działa od pierwszego spotkania

Sprzęt do sali konferencyjnej to kategoria, w której zakupy „na sztuki” najczęściej kończą się rozczarowaniem. Kamera, mikrofony, głośniki i ekran muszą współpracować ze sobą oraz z platformą do spotkań, z której korzysta firma.

Dobór zaczyna się od wielkości sali. Na przykład zestaw wideokonferencyjny dla 10 osób powinien mieć:

• kamerę z szerokim kątem widzenia i automatycznym kadrowaniem uczestników,

• mikrofony, które zbierają głos z całego stołu, także od osób siedzących najdalej,

• ekran 65–75 cali, czytelny z każdego miejsca,

• certyfikat dla używanej platformy, np. Microsoft Teams Rooms, który pozwala dołączyć do spotkania jednym dotknięciem.

Dostawca, który kompletuje cały zestaw, bierze pod uwagę te zależności już na etapie oferty. Montaż i okablowanie warto zaplanować równolegle z instalatorem lub własnym działem IT.

5. Lepsze warunki współpracy i finansowania

Jednorazowy klient sklepu internetowego płaci z góry i na tym relacja się kończy. Stała współpraca z jednym dostawcą otwiera inne możliwości: limit kupiecki z odroczonym terminem płatności, zamówienia składane przez system zakupowy (PO) czy leasing, który rozkłada większy wydatek na miesięczne raty.

To także naturalny pierwszy krok w stronę modelu, jakim jest outsourcing zakupów IT. Firma określa standard i budżet oraz akceptuje oferty, a dostawca sprawdza ceny i dostępność u dystrybutorów, składa zamówienia i pilnuje dostaw. Decyzje zostają w firmie, a praca operacyjna przechodzi na zewnątrz.

Gdzie szukać takiego dostawcy

Przykładem firmy działającej w tym modelu jest Technocenter z Warszawy, dostawca sprzętu IT dla firm z całej Polski. W jednej ofercie można tu połączyć sprzęt IT dla biura różnych marek, m.in. Lenovo, Dell, HP, Apple, Microsoft, Samsung, Logitech i Ubiquiti: od laptopów i monitorów, przez wyposażenie sal konferencyjnych, po sprzęt sieciowy, serwery NAS i drukarki.

Współpraca zaczyna się od listy modeli albo opisu stanowisk, które można przesłać także w Excelu. W dni robocze oferta przychodzi w ciągu 30 minut, a produkty dostępne od ręki, zamówione do 16:00, docierają następnego dnia roboczego. Całe zamówienie rozliczane jest jedną fakturą VAT.

Technocenter przyjmuje zamówienia PO, przekazuje dokumenty do rejestracji dostawcy, a stałym klientom oferuje limit kupiecki i leasing. Sprzęt wysyła do biur i bezpośrednio do pracowników zdalnych w Polsce, Unii Europejskiej i na Ukrainie. Obsługa odbywa się po polsku, angielsku i ukraińsku.

Pięć powodów opisanych wyżej sprowadza się do jednego: mniej czasu na zakupy, więcej na pracę, do której ten sprzęt jest potrzebny.

Artykuł sponsorowany