Dokumenty pracowników, klientów i kontrahentów – jak zadbać o ich bezpieczne zniszczenie?

Porzucone akta stanowią idealny cel dla nieuczciwej konkurencji i oszustów, dlatego niszczenie dokumentów firmowych wymaga sprawdzonych procedur i metod działania. Firmy są ponadto rozliczane przez urzędników ze zgodnej z wytycznymi RODO utylizacji danych. Podpowiadamy, jak zadbać o bezpieczne niszczenie dokumentów w firmie, by uniknąć wycieku danych i konsekwencji, które mu towarzyszą.

Dlaczego dokumentacja firmowa musi być bezpiecznie niszczona w kontrolowanym procesie?

Akta kadrowe, umowy z klientami czy faktury to dane osobowe i tajemnice handlowe. Jeśli trafią one do zwykłego pojemnika na odpady, mogą zostać przejęte przez osoby niepowołane, a następnie wykorzystane bez zgody osób i podmiotów, których dotyczą. Dane te są często przedmiotem handlu i służą aktywności przestępczej.

W związku z tym każdy przedsiębiorca administrujący danymi poufnymi jest zobowiązany przez prawo przeprowadzić bezpieczne niszczenie dokumentów firmowych, kiedy kończy się czas ich przechowywania. Proces niszczenia tej dokumentacji musi przy tym gwarantować ochronę usuwanych danych przed wyciekiem i prowadzić do nieodwracalnego zniszczenia poufnych informacji. Zaniedbanie tych powinności może przy tym skutkować nie tylko wysokimi mandatami, ale też realnym ryzykiem wycieku, który obciąża firmy również utratą reputacji i zaufania, postępowaniami sądowymi, a niekiedy nawet przymusową przerwą w prowadzonej działalności.

Niszczenie dokumentów firmowych – jak powinno wyglądać?

Niszczenie dokumentów firmowych powinno rozpocząć się od skrupulatnego spisu akt przeznaczonych do utylizacji. Jeśli dokumenty przeznaczone do zniszczenia będą transportowane w inne miejsce, powinny być odpowiednio zabezpieczone, by żadna nieuprawniona osoba nie miała do nich dostępu.

Firma Stena Confidential, która realizuje na zlecenie profesjonalne niszczenie dokumentów firmowych, przewozi akta przeznaczone do utylizacji w specjalnych zaplombowanych pojemnikach i zabezpieczonych samochodach, a także rejestruje proces, by w każdej chwili można było skontrolować jego przebieg. Dzięki temu dokumenty są cały czas chronione aż do chwili ich zniszczenia.

Ważne jest również to, by dokumentacja została zniszczona w taki sposób, by nie można było odtworzyć kasowanych danych. Dotyczy to również dokumentów cyfrowych i nośników, które takie dane zawierają. Na tym etapie są więc konieczne odpowiednie, certyfikowane urządzenia: niszczarki do papieru, ale i urządzenia demagnetyzujące czy niszczące nośniki cyfrowe.

Jak bezpiecznie zniszczyć dokumenty firmowe?

Ponieważ zakup sprzętów potrzebnych do utylizacji dokumentów byłby sporym i nieuzasadnionym wydatkiem, najczęściej wybieranym rozwiązaniem jest współpraca z zewnętrzną firmą, która oferuje usługi niszczenia danych, takich jak wspomniana wcześniej Stena Confidential.

Przygotowana przez skandynawską firmę usługa niszczenia dokumentów firmowych ma kompleksowy charakter i obejmuje dokumentację wszystkich typów, również dane w formie cyfrowej, a do tego łączy bezpieczną utylizację z optymalnym zarządzaniem odpadami. Zarówno dokumenty papierowe, jak i nośniki cyfrowe są w zakładach Stena Confidential niszczone w kontrolowanym procesie, a surowce pozostałe po utylizacji akt i sprzętów zwracane do obiegu. W ten sposób przedsiębiorca może zniszczyć dokumenty zgodnie z wymogami prawa, a także wesprzeć ochronę środowiska i cele związane z gospodarką cyrkularną.

Artykuł sponsorowany