BHP w biurze - jak zadbać o bezpieczne i ergonomiczne stanowisko pracy?

Praca biurowa często jest postrzegana jako bezpieczna, ponieważ nie wiąże się z obsługą ciężkich maszyn, pracą na wysokości czy bezpośrednim kontaktem z niebezpiecznymi substancjami. Nie oznacza to jednak, że jest pozbawiona zagrożeń. Wielogodzinna praca przy komputerze, niewłaściwie ustawiony monitor, źle dobrane krzesło, ograniczona przestrzeń na nogi lub nieodpowiednie oświetlenie mogą prowadzić do bólu pleców, napięcia mięśni, zmęczenia wzroku i spadku koncentracji. Zagrożeniem mogą być również nieuporządkowane przewody, zastawione przejścia, niestabilne regały czy brak znajomości zasad postępowania w sytuacji awaryjnej. Jak zatem zorganizować stanowisko biurowe, aby było jednocześnie bezpieczne, ergonomiczne i wygodne?

Ergonomia stanowiska pracy – dlaczego jest tak ważna?

Ergonomia polega na dostosowaniu stanowiska, narzędzi i organizacji pracy do możliwości człowieka. Jej celem nie jest stworzenie jednej, uniwersalnej konfiguracji dla wszystkich pracowników. Stanowisko powinno umożliwiać indywidualną regulację, ponieważ pracownicy różnią się wzrostem, budową ciała oraz sposobem wykonywania obowiązków.

Dobrze zorganizowane miejsce pracy pozwala:

• ograniczyć przeciążenia kręgosłupa i kończyn,

• zmniejszyć zmęczenie wzroku,

• uniknąć długotrwałego przebywania w wymuszonej pozycji,

• poprawić komfort i koncentrację,

• ograniczyć liczbę błędów wynikających ze zmęczenia,

• zmniejszyć ryzyko dolegliwości układu mięśniowo-szkieletowego.

Pracodawca ma obowiązek organizować stanowiska wyposażone w monitory ekranowe tak, aby spełniały minimalne wymagania bezpieczeństwa, higieny pracy i ergonomii. Powinien także oceniać warunki pracy, biorąc pod uwagę między innymi rozmieszczenie wyposażenia, obciążenie wzroku, układu mięśniowo-szkieletowego, oświetlenie oraz obciążenie psychiczne wynikające ze sposobu organizacji obowiązków.

Jak prawidłowo ustawić monitor?

Monitor powinien być ustawiony bezpośrednio przed pracownikiem. Umieszczenie go z boku powoduje konieczność częstego skręcania głowy i tułowia, co może prowadzić do napięcia mięśni karku, ramion i pleców.

Górna krawędź ekranu powinna znajdować się na wysokości oczu pracownika. Ustawienie monitora oraz pozostałych elementów wyposażenia nie może wymuszać niewygodnych ruchów głowy i szyi. Monitor powinien również umożliwiać regulację pochylenia ekranu.

W praktyce należy zadbać o to, aby:

• ekran znajdował się na wprost użytkownika,

• informacje na ekranie były czytelne,

• obraz był stabilny i pozbawiony migotania,

• można było łatwo regulować jasność i kontrast,

• na ekranie nie pojawiały się odbicia lamp ani światła słonecznego,

• wielkość tekstu była dostosowana do wzroku pracownika,

• odległość od monitora pozwalała na swobodne odczytywanie informacji bez pochylania się.

Monitor najlepiej ustawić bokiem względem okna. Ustawienie ekranu bezpośrednio naprzeciwko okna może powodować odbicia, natomiast ustawienie pracownika twarzą do bardzo jasnego okna zwiększa różnicę pomiędzy jasnością otoczenia a obrazem na ekranie.

Laptop jako podstawowe narzędzie pracy

Laptop jest wygodnym urządzeniem mobilnym, ale jego konstrukcja utrudnia jednoczesne prawidłowe ustawienie ekranu i klawiatury. Jeżeli ekran znajduje się na właściwej wysokości, klawiatura może znajdować się zbyt wysoko. Gdy klawiatura leży wygodnie na biurku, użytkownik zazwyczaj musi pochylić głowę, aby patrzeć na ekran.

Jeżeli system przenośny jest przeznaczony do użytkowania na danym stanowisku przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy, stanowisko powinno zostać wyposażone w:

• stacjonarny monitor albo podstawkę umożliwiającą odpowiednie ustawienie ekranu,

• dodatkową klawiaturę,

• dodatkową mysz lub inne urządzenie wejściowe.

Górna krawędź ekranu ustawionego na podstawce powinna znajdować się na wysokości oczu pracownika.

Samo postawienie laptopa bezpośrednio na biurku może więc być niewystarczające, jeżeli urządzenie jest podstawowym narzędziem używanym przez większość dnia pracy.

Jakie powinno być krzesło biurowe?

Odpowiednio dobrane krzesło jest jednym z najważniejszych elementów ergonomicznego stanowiska. Powinno umożliwiać zmianę pozycji i dopasowanie ustawień do sylwetki użytkownika.

Zgodnie z aktualnymi wymaganiami krzesło powinno posiadać:

• stabilną, co najmniej pięciopodporową podstawę z kółkami,

• regulację wysokości siedziska,

• regulację wysokości podparcia odcinka lędźwiowego,

• regulację kąta pochylenia oparcia,

• odpowiednio wyprofilowane siedzisko i oparcie,

• możliwość obrotu o 360 stopni,

• regulowane podłokietniki.

Mechanizmy regulacyjne powinny być łatwo dostępne i umożliwiać zmianę ustawienia w pozycji siedzącej.

Nawet najlepsze krzesło nie spełni swojej funkcji, jeżeli nie zostanie odpowiednio ustawione. Wysokość siedziska należy dobrać tak, aby stopy miały stabilne podparcie, a ramiona i przedramiona mogły tworzyć co najmniej kąt prosty podczas korzystania z klawiatury.

Plecy powinny opierać się o oparcie, szczególnie w odcinku lędźwiowym. Podłokietniki należy ustawić w taki sposób, aby zapewniały podparcie, ale nie uniemożliwiały swobodnego dosunięcia krzesła do biurka.

Biurko i przestrzeń do pracy

Blat powinien mieć powierzchnię wystarczającą do ergonomicznego rozmieszczenia wszystkich regularnie używanych przedmiotów. Monitor, klawiatura, mysz, telefon i dokumenty powinny znajdować się w zasięgu pracownika, bez konieczności częstego pochylania się lub skręcania tułowia.

Klawiaturę należy ustawić w odpowiedniej odległości od przedniej krawędzi biurka, aby pracownik mógł oprzeć dłonie i przedramiona. Blat powinien mieć matową powierzchnię, która ogranicza odbicia światła. Pod biurkiem musi znajdować się wystarczająca przestrzeń na nogi, umożliwiająca przyjęcie wygodnej pozycji i jej zmianę w trakcie pracy.

Przestrzeni pod biurkiem nie należy traktować jako miejsca do przechowywania kartonów, segregatorów, niszczarek czy dodatkowego sprzętu. Przedmioty ograniczające możliwość swobodnego ustawienia nóg mogą wymuszać nieprawidłową pozycję ciała.

Na życzenie pracownika stanowisko powinno zostać wyposażone w podnóżek. Jeżeli praca wymaga częstego korzystania z dokumentów, pracownik może także wystąpić o uchwyt umożliwiający regulację wysokości, pochylenia i odległości dokumentów.

Klawiatura i mysz

Klawiatura i mysz powinny być osobnymi elementami wyposażenia stanowiska, co ma szczególne znaczenie podczas korzystania z laptopa. Ich rozmieszczenie powinno umożliwiać zachowanie naturalnej pozycji nadgarstków oraz swobodne oparcie przedramion.

Klawiatura powinna mieć matową powierzchnię oraz czytelne, kontrastowe oznaczenia. Jej konstrukcja musi pozwalać na przyjęcie pozycji, która nie powoduje nadmiernego zmęczenia mięśni kończyn górnych.

Mysz należy umieścić blisko klawiatury. Odsunięcie jej zbyt daleko zmusza pracownika do ciągłego wyciągania ręki i może zwiększać obciążenie barku. Pracownik powinien mieć możliwość obsługi myszy bez unoszenia ramienia i skręcania nadgarstka.

Oświetlenie stanowiska biurowego

Oświetlenie powinno zapewniać komfort pracy wzrokowej i być dostosowane do wykonywanych zadań. Należy ograniczyć zarówno olśnienie bezpośrednie pochodzące od opraw lub okien, jak i odbicia widoczne na monitorze. Pomocne mogą być odpowiednie oprawy oświetleniowe, rolety lub żaluzje ograniczające nadmierne nasłonecznienie.

Podczas organizowania stanowiska warto sprawdzić:

• czy monitor nie odbija światła,

• czy pracownik nie siedzi bezpośrednio pod intensywnym źródłem światła,

• czy dokumenty są dobrze widoczne,

• czy pomiędzy ekranem a otoczeniem nie występuje nadmierna różnica jasności,

• czy dodatkowa lampka nie powoduje olśnienia.

Długotrwała praca w zbyt ciemnym pomieszczeniu z jasnym ekranem może powodować szybkie zmęczenie wzroku. Podobny problem występuje, gdy światło słoneczne pada bezpośrednio na ekran lub twarz pracownika.

Przerwy podczas pracy przy komputerze

Pracownik użytkujący monitor ekranowy przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy powinien mieć zapewnioną odpowiednią organizację obowiązków.

Pracodawca może:

• łączyć pracę przy monitorze z innymi zadaniami, które nie obciążają wzroku i są wykonywane w innej pozycji ciała, albo

• zapewnić co najmniej pięciominutową przerwę po każdej godzinie pracy przy monitorze.

Przerwa ta jest wliczana do czasu pracy.

Nie powinna być wykorzystywana na przeglądanie telefonu lub wykonywanie innych czynności przed kolejnym ekranem. Jej celem jest zmiana pozycji, rozluźnienie mięśni i odpoczynek wzroku. Warto wstać, przejść się, wykonać kilka prostych ruchów ramionami i przez chwilę patrzeć na obiekty znajdujące się w większej odległości.

Dodatkowo korzystne jest wprowadzanie krótkich zmian pozycji także pomiędzy ustawowymi przerwami. Nawet prawidłowa pozycja może stać się obciążająca, jeżeli pozostaje niezmienna przez długi czas.

Okulary i szkła kontaktowe do pracy przy monitorze

Pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi profilaktyczną opiekę zdrowotną. Jeżeli badanie okulistyczne przeprowadzone w ramach badań profilaktycznych wykaże potrzebę stosowania korekcji wzroku podczas pracy przy monitorze, pracodawca powinien zapewnić okulary lub szkła kontaktowe zgodne z zaleceniem lekarza.

Zasady realizacji tego obowiązku, w tym sposób składania dokumentów i rozliczania kosztów, warto uregulować w przepisach wewnętrznych firmy. Pracownik powinien wiedzieć, jakie zaświadczenie jest wymagane, gdzie należy złożyć wniosek oraz na jakich zasadach następuje pokrycie kosztów.

Należy pamiętać, że podstawą jest zalecenie wynikające z badań profilaktycznych związanych z zatrudnieniem, a nie wyłącznie prywatna recepta uzyskana niezależnie od medycyny pracy.

Bezpieczeństwo w przestrzeni biurowej

Ergonomia stanowiska komputerowego to tylko jeden z elementów BHP w biurze. Pracodawca powinien zadbać również o bezpieczeństwo całej przestrzeni.

Szczególną uwagę należy zwrócić na:

• przewody elektryczne i komputerowe znajdujące się w przejściach,

• stan gniazdek, przedłużaczy i urządzeń elektrycznych,

• swobodny dostęp do stanowisk,

• drożność ciągów komunikacyjnych i dróg ewakuacyjnych,

• stabilność regałów i szaf,

• bezpieczne przechowywanie dokumentów oraz ciężkich przedmiotów,

• zamykanie wysuniętych szuflad,

• usuwanie rozlanych płynów i innych przyczyn poślizgnięć,

• dostępność apteczki i wyposażenia przeciwpożarowego,

• znajomość zasad ewakuacji oraz udzielania pierwszej pomocy.

Ciężkie segregatory i inne przedmioty najlepiej przechowywać na niższych półkach. Pracownicy nie powinni wchodzić na krzesła, obrotowe fotele lub przypadkowe meble, aby sięgnąć do wysoko położonych miejsc.

Przejścia, wyjścia oraz dostęp do gaśnic nie mogą być zastawione kartonami, meblami ani sprzętem biurowym.

Obowiązki pracodawcy

Pracodawca powinien przeprowadzać ocenę warunków pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory, w szczególności podczas tworzenia nowego stanowiska oraz po zmianie jego organizacji lub wyposażenia. Na podstawie tej oceny należy usuwać stwierdzone zagrożenia i uciążliwości. Pracownicy powinni zostać poinformowani o wynikach oceny oraz stosowanych środkach ochrony.

Do najważniejszych obowiązków pracodawcy należą zatem:

• zapewnienie odpowiedniego wyposażenia,

• dostosowanie stanowiska do rodzaju wykonywanej pracy,

• przeprowadzenie oceny warunków pracy i ryzyka zawodowego,

• organizowanie wymaganych przerw lub pracy naprzemiennej,

• kierowanie pracowników na badania profilaktyczne,

• zapewnianie wymaganej korekcji wzroku,

• przekazanie instrukcji i zasad bezpiecznej pracy,

• usuwanie zgłaszanych nieprawidłowości,

• aktualizowanie oceny po zmianach organizacyjnych.

Przepisy dotyczące stanowisk z monitorami ekranowymi zostały zaktualizowane w 2023 roku, a ich obowiązujący tekst jednolity ogłoszono w styczniu 2025 roku. Wszystkie stanowiska utworzone przed wejściem w życie nowych zasad powinny były zostać dostosowane do zmienionych wymagań najpóźniej do 17 maja 2024 roku.

Najczęstsze błędy przy organizacji stanowiska

Do często spotykanych problemów należą:

• monitor ustawiony zbyt nisko lub z boku,

• wielogodzinna praca bez zmiany pozycji,

• korzystanie wyłącznie z klawiatury laptopa,

• brak dodatkowej myszy,

• źle wyregulowane krzesło,

• brak podparcia odcinka lędźwiowego,

• zbyt mała powierzchnia biurka,

• przedmioty ograniczające przestrzeń na nogi,

• odbicia światła na monitorze,

• przewody przebiegające przez przejścia,

• zastawione drogi ewakuacyjne,

• brak aktualnej oceny stanowiska po zmianie wyposażenia.

Część problemów można usunąć bez kosztownych inwestycji. Niekiedy wystarczy prawidłowo ustawić sprzęt, wyregulować krzesło, uporządkować przewody lub zmienić organizację obowiązków. W innych przypadkach konieczny będzie zakup podstawki pod laptop, monitora, dodatkowej klawiatury albo bardziej funkcjonalnego krzesła.

Audyt ergonomii stanowisk biurowych

Ocena stanowiska nie powinna ograniczać się do sprawdzenia, czy w pomieszczeniu znajduje się biurko, krzesło i komputer. Należy przeanalizować sposób, w jaki pracownik rzeczywiście korzysta z wyposażenia oraz jakie czynności wykonuje przez większość dnia.

Podczas audytu warto zweryfikować:

• ustawienie monitora i laptopa,

• możliwość regulacji krzesła,

• rozmieszczenie klawiatury i myszy,

• dostępną przestrzeń roboczą,

• oświetlenie i odbicia na ekranie,

• organizację przerw,

• sposób prowadzenia przewodów,

• drożność przejść,

• aktualność oceny ryzyka,

• wiedzę pracowników dotyczącą regulowania wyposażenia.

Jeżeli potrzebujesz pomocy w ocenie stanowisk biurowych, aktualizacji dokumentacji lub organizacji szkoleń dla pracowników, sprawdź ofertę firmy BHP Sułkowski. Firma zapewnia kompleksowe wsparcie w zakresie BHP, obejmujące między innymi audyty warunków pracy, ocenę ryzyka zawodowego, przygotowanie dokumentacji oraz szkolenia pracowników.

Podsumowanie

Bezpieczne stanowisko biurowe powinno być dopasowane do pracownika i umożliwiać swobodną zmianę pozycji. Szczególne znaczenie mają prawidłowo ustawiony monitor, regulowane krzesło, odpowiednia przestrzeń na biurku, dodatkowa klawiatura i mysz przy pracy na laptopie oraz oświetlenie, które nie powoduje odbić i olśnienia.

Nie mniej ważna jest organizacja pracy. Regularne przerwy, zmiana pozycji oraz naprzemienne wykonywanie różnych zadań pozwalają ograniczać skutki długotrwałej pracy siedzącej.

Ergonomia nie powinna być traktowana jako jednorazowy zakup odpowiednich mebli. Jest procesem wymagającym oceny stanowiska, właściwego ustawienia wyposażenia, przeszkolenia pracownika i reagowania na zmiany. Dzięki temu można jednocześnie poprawić bezpieczeństwo, komfort oraz efektywność całego zespołu.

Artykuł sponsorowany