Zatrudnienie pierwszego pracownika w JDG: obowiązki, koszty i dokumentacja krok po kroku

Do tej pory rozliczałeś tylko siebie. Teraz podpisujesz pierwszą umowę i formalnie stajesz się pracodawcą w rozumieniu Kodeksu pracy, ze wszystkimi obowiązkami, które z tego wynikają, wobec ZUS, urzędu skarbowego, Państwowej Inspekcji Pracy i samego pracownika. Terminy na dopełnienie formalności liczy się w dniach, nie tygodniach, a za ich przeoczenie grożą realne kary. Poniżej pełna checklista: jaką formę współpracy wybrać, co zrobić przed pierwszym dniem pracy, ile faktycznie kosztuje zatrudnienie na umowę o pracę, i czym różni się to od zlecenia, umowy o dzieło czy współpracy B2B.

Jaką formę współpracy wybrać

Zanim podpiszesz umowę: rejestracja jako płatnik i zawiadomienie PIP

Jeśli dotąd byłeś w ZUS wyłącznie podatnikiem za samego siebie, przy zatrudnieniu na umowę o pracę lub zlecenie musisz zarejestrować się jako płatnik składek za innych ubezpieczonych, na formularzu ZUS ZFA, najwygodniej przez PUE ZUS. To krok, który łatwo pominąć, bo wydaje się, że skoro firma już istnieje w ZUS, wszystko jest gotowe: dla ubezpieczeń pracownika trzeba tego dopilnować osobno.

Drugi, często pomijany obowiązek wynika wprost z Kodeksu pracy: w terminie 30 dni od rozpoczęcia zatrudniania pracowników musisz zawiadomić na piśmie właściwego okręgowego inspektora pracy oraz właściwego państwowego inspektora sanitarnego o miejscu, rodzaju i zakresie prowadzonej działalności. Obowiązek dotyczy każdego pracodawcy, niezależnie od branży czy liczby zatrudnionych osób.

Zatrudnienie na umowę o pracę krok po kroku

1. Skieruj pracownika na wstępne badania lekarskie. Bez aktualnego orzeczenia o braku przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku nie wolno dopuścić go do pracy, a koszt badań pokrywa pracodawca.

2. Przeprowadź wstępne szkolenie BHP, również przed dopuszczeniem do pracy i na koszt firmy. Wyjątek dotyczy wyłącznie sytuacji, w której pracownik wraca na to samo stanowisko u tego samego pracodawcy bezpośrednio po poprzedniej umowie.

3. Podpisz umowę o pracę na piśmie najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy.

4. Załóż akta osobowe pracownika i prowadź je zgodnie z podziałem na części A, B, C i D.

5. Zgłoś pracownika do ubezpieczeń na formularzu ZUS ZUA (albo ZZA, jeśli podlega wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu) w terminie 7 dni od daty rozpoczęcia pracy.

Ile kosztuje zatrudnienie pracownika: pełny koszt pracodawcy

Wynagrodzenie brutto to nie jest cały koszt, jaki ponosisz. Na umowie o pracę pracodawca dodatkowo finansuje: składkę emerytalną (9,76% podstawy), rentową (6,50%), wypadkową (1,67% dla płatników zgłaszających do 9 ubezpieczonych, wyższa przy większej liczbie osób lub innej klasyfikacji ryzyka), Fundusz Pracy (2,45%) i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (0,10%). Razem to około 20,48% ponad wynagrodzenie brutto.

Przy pensji 5000 zł brutto oznacza to dodatkowe 1024 zł miesięcznie po stronie pracodawcy (5000 zł × 20,48%), czyli łączny koszt zatrudnienia rzędu 6024 zł miesięcznie, zanim jeszcze doliczysz ewentualne benefity pozapłacowe. Składka chorobowa (2,45%) i zdrowotna (9%) obciążają wynagrodzenie pracownika, nie budżet pracodawcy, więc nie wliczają się do tego wyliczenia.

Umowa zlecenie i umowa o dzieło jako alternatywa

Umowa zlecenie wiąże się z mniejszym formalizmem niż etat (nie ma obowiązku badań wstępnych ani akt osobowych w pełnym zakresie), ale składki ZUS działają na podobnej zasadzie: zleceniobiorca zwykle podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowemu i zdrowotnemu, a wysokość obciążenia zależy od tego, czy ma inne tytuły do ubezpieczeń, na przykład etat u innego pracodawcy czy własną działalność.

Umowa o dzieło co do zasady nie podlega składkom ZUS, ale trzeba ją zgłosić do ZUS na formularzu RUD w terminie 7 dni od jej zawarcia, niezależnie od tego, czy jesteś już płatnikiem składek. Zgłoszeniu nie podlegają wyłącznie umowy o dzieło zawierane z własnym pracownikiem, wykonywane w ramach istniejącego stosunku pracy. Spóźnienie ze zgłoszeniem RUD może skutkować karą do 5000 zł.

Współpraca B2B zamiast zatrudnienia

Rozliczanie się z wykonawcą na fakturę, w ramach jego własnej działalności gospodarczej, zdejmuje z Ciebie obowiązki pracodawcy: nie zgłaszasz go do ZUS, nie prowadzisz akt osobowych, nie kierujesz na badania. Ryzyko pojawia się wtedy, gdy taka współpraca w praktyce wygląda jak etat: stałe godziny, stałe miejsce pracy, podporządkowanie Twoim poleceniom, brak własnego ryzyka gospodarczego po stronie wykonawcy. ZUS lub Państwowa Inspekcja Pracy mogą wówczas uznać, że to w rzeczywistości stosunek pracy, i przekwalifikować umowę, z zaległymi składkami i odsetkami po Twojej stronie jako faktycznego pracodawcy.

Najczęstsze błędy przy pierwszym zatrudnieniu

• Dopuszczenie do pracy przed otrzymaniem orzeczenia z badań wstępnych, bo „przecież pracownik zdąży je zrobić w pierwszym tygodniu".

• Zgłoszenie do ZUS po terminie, bo 7 dni liczy się kalendarzowo, nie roboczo, i łatwo się pomylić przy zatrudnieniu tuż przed weekendem.

• Pominięcie zawiadomienia PIP i Sanepidu, bo ten obowiązek jest mniej znany niż zgłoszenie do ZUS, a i tak podlega mu każdy nowy pracodawca.

• Traktowanie współpracy B2B jako uniwersalnego rozwiązania bez sprawdzenia, czy faktyczny sposób współpracy nie spełnia przesłanek stosunku pracy.

• Liczenie kosztu zatrudnienia wyłącznie po wynagrodzeniu brutto, bez doliczenia około 20% narzutu, który ponosi pracodawca.

Kto w firmie powinien to ogarnąć

Przy pierwszym zatrudnieniu formalności piętrzą się jednorazowo, ale wymagają dopilnowania w krótkich, nieprzekraczalnych terminach: rejestracja płatnika, zawiadomienie PIP i Sanepidu, badania, BHP, zgłoszenie do ZUS, a potem comiesięczne rozliczanie składek i zaliczek na podatek. W praktyce to zadanie, które przejmuje biuro rachunkowe prowadzące już obsługę kadrowo-płacową klienta, zamiast zostawiać przedsiębiorcy pilnowanie kalendarza terminów obok prowadzenia samego biznesu. Jeśli zatrudniasz pierwszą osobę i chcesz mieć pewność, że nic nie zostanie przeoczone, sprawdzone biuro rachunkowe Warszawa ogarnie to od pierwszego zgłoszenia do ZUS po pierwszą listę płac.

Artykuł sponsorowany